Pada administrasi perkara pengadilan, kita mengenal dengan adanya istilah minutasi pada setiap tingkatan pengadilan, baik itu pada pengadilan tingkat pertama, tingkat banding dan tingkat kasasi. Minutasi berasal dari kata “minut” yang berarti asli. Jadi minutasi berarti pengaslian. Maksudnya, surat-surat yang berkaitan dengan perkara yang telah ada, dibuat secara formal atau asli serta telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Demikian pengertian dasar minutasi.[1]
Namun dalam perkembangannya, pengertian minutasi tidaklah sekadar kegiatan berupa penandatanganan surat-surat perkara yang ada dalam berkas, tetapi sudah bergeser kepada penyelesaian berkas perkara. Dalam arti berkas perkara yang berisi surat-surat yang berkaitan dengan perkara telah diaslikan dan ditandatangani pejabat yang berwenang serta disusun rapi sesuai urutan kejadian dalam pemeriksaan perkara atau berdasarkan pengelompokan surat-surat dimaksud. Hal demikian tergambar dari Surat Edaran Mahkamah Agung RI Nomor 1 Tahun 1962 dan Nomor 4 Tahun 1998, dimana keduanya mengartikan “minutering” dengan penyelesaian berkas perkara.
Sedangkan menurut Pola Pembinaan dan Pengendalian Administrasi Kepaniteraan Pengadilan Agama, pengertian minutasi menurut bahasa adalah surat asli. Menurut istilah adalah surat-surat putusan pengadilan yang asli, tetap harus tersimpan di arsip kantor pengadilan dimana putusan itu dikeluarkan.[2] Sementara itu ada yang memberi pengertian minutasi dengan pengaslian surat-surat perkara dalam berkas perkara sampai dengan berkas perkara tersebut dijahit, jadi memasukkan pelaksanaan menjahit bundel berkas perkara termasuk bagian dari minutasi.
Prosedur minutasi dapat dilaksanakan dengan cara berangsur-angsur (tidak sekaligus) yaitu setiap selesai sidang dengan membuat catatan asli. Kemudian dapat juga dilaksanakan dengan cara per kelompok yaitu dengan mengelompokkan jenis surat-surat asli dalam kelompok tertentu.[3] Jadi penyusunan berkas dilakukan secara berangsur-angsur dan kronologis sesuai dengan tahapan perkara sebagaimana pada susunan pemberkasan di Buku II.[4]
Setelah berkas perkara yang telah diminutasi sesuai kronologis tersebut, maka berkas diserahkan ke Meja III untuk diberi sampul, dijahit dan disegel. Selanjutnya berkas tersebut diparaf dan diberi tanggal oleh Ketua Majelis di kanan sebelah atas map perkara.[5] Berdasarkan Buku II dan Pola Bindalmin, yang bertanggung jawab atas penyelesaian minutasi berkas perkara adalah Majelis Hakim, yang pelaksanaannya dibantu oleh Panitera Pengganti. Dan minutasi berkas perkara harus selesai selambat – lambatnya 14 (empat belas) hari sejak putusan diucapkan.
Sebagai upaya peningkatkan kinerja dan pelayanan Peradilan Agama, Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama mempunyai program prioritas yang salah satu program tersebut adalah one day minutation. Yang dimaksud one day minutation ialah minutasi perkara pada hari yang sama dengan putusan dibacakan, padahal lumrahnya minutasi dilakukan antara 2 hingga 14 hari setelah putusan dibacakan.[6] Hal tersebut dituangkan dalam Surat Ditjen Badilag nomor 1924.c/DJA/OT.01.3/VII/2018 perihal Peningkatan Kinerja dan Pelayanan Peradilan Agama, serta dituangkan dalam Buku I Pedoman Standar SAPM edisi III yang saat ini menjadi APM.
Pada rapor kinerja penanganan perkara berdasarkan SIPP tanggal 31 Mei 2019 yang dipublikasikan tanggal 31 Mei 2019, menempatkan Pengadilan Agama Cilacap pada posisi ke-19 (Pengadilan Agama kategori II). Berdasarkan rapor tersebut Pengadilan Agama Cilacap sampai akhir bulan Mei 2019 mempunyai beban minutasi sejumlah 2967 dan terselesaikan sejumlah 2967, serta menghasilkan persentase waktu minutasi sebesar 98,36%. Adapun beban perkaranya mencapai 3942 perkara dan yang putus sejumlah 2967 perkara.[7] Berdasarkan realita tersebut, mentee merasa perlu mengangkat tema ini, karena dengan banyaknya perkara yang mencapai ribuan, mungkinkah persentase minutasi mencapai 100% dan tentunya dengan tidak mengabaikan aturan – aturan yang berlaku.
B. PERMASALAHAN
Berdasarkan uraian pendahuluan diatas, penulis mendapatkan beberapa permasalahan terkait implementasi one day minutation pada Pengadilan Agama Cilacap yaitu:
1. Bagaimana prosedur minutasi di Pengadilan Agama Cilacap?
2. Bagaimana implementasi one day minutation pada Pengadilan Agama Cilacap?
C. PEMBAHASAN
1. Prosedur minutasi di Pengadilan Agama Cilacap
Pengadilan Agama Cilacap merupakan Pengadilan Kelas 1A yang dalam penerimaan perkara menduduki rangking tertinggi di Jawa Tengah yaitu setiap tahunnya sekitar 6525 perkara dengan tingkat penyelesaian perkara mencapai 85%. Banyak upaya pembenahan atau perubahan (inovasi) yang sudah dilakukan oleh Pengadilan Agama Cilacap. Sejak awal 2016, telah dilakukan upaya reformasi birokrasi dengan mengimplementasikan ISO 9001 : 2015 dan mempertahankan Akreditasi Penjaminan Mutu (APM) tahun 2018 dengan predikat “A” Excellent, serta didukung dengan implementasi SIPP yang terintegrasi dengan website dan peningkatan inovasi pelayanan publik guna mewujudkan organisasi dan lembaga peradilan yang profesional, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel; mengedepankan pelayanan prima dan siap saji dengan motto “SIMPATIK” (Semangat, Inovatif, Maju, Profesional, Akuntabel, Transparan, Istiqomah, Konstitusional).[8] Upaya pembenahan tersebut dilakukan pada seluruh komponen yang ada di Pengadilan Agama Cilacap, tak terkecuali terhadap proses minutasi perkara.
Pembenahan proses minutasi perkara di Pengadilan Agama Cilacap dilaksanakan dengan dibuatnya SOP (standar operasional prosedur) Minutasi Satu Hari dengan tahapan aktivitas sebagai berikut:
1) Panitera Pengganti menyusun berkas perkara secara kronologis, dimulai dari surat gugatan/ permohonan sampai dengan berita acara pembacaan putusan, yang dilakukan setiap kali persidangan.
2) Panitera Pengganti membuat daftar isi berkas perkara.
3) Panitera Pengganti menjahit berkas yang sudah diminutasi dan mensegel dengan stiker segel dengan logo pengadilan.
4) Panitera Pengganti mencatat tanggal penyelesaian minutasi (maksimal 14 hari sejak pembacaan putusan) dan menginput kedalam aplikasi SIPP yang kemudian memberikannya kepada Ketua Majelis
5) Ketua Majelis mengecek dan menandatangani sampul minutasi
6) Panitera Pengganti menyerahkan berkas yang sudah diminutasi kepada Meja III
7) Meja III menyerahkan instrumen tanggal penyelesaian minutasi kepada Meja II
8) Meja II mencatat tanggal penyelesaian minutasi dalam buku register perkara.
Adapun penyusunan berkas perkara yang akan diminutasi, Panitera Pengganti Pengadilan Agama Cilacap telah membuat daftar isi berkas perkara yang telah disesuaikan dengan aturan buku II dengan penyusunan berkas secara kronologis sebagai berikut:
1) Surat gugatan/ permohonan.
2) Surat kuasa dari kedua belah pihak (bila ada).
3) SKUM.
4) Penetapan Majelis/ Hakim.
5) Penunjukan Panitera Pengganti.
6) Penunjukan Jurusita/ Jurusita Pengganti.
7) Penetapan hari sidang.
8) Relaas panggilan.
9) Berita acara sidang (jawaban/ replik/ duplik dimasukkan dalam kesatuan berita acara).
10) Penetapan sita conservatoir/ revindicatoir (bila ada).
11) Berita acara sita conservatoir/ revindicatoir (bila ada).
12) Lampiran – lampiran surat yang diajukan oleh kedua belah pihak (bila ada).
13) Surat – surat bukti Penggugat (bila ada).
14) Surat – surat bukti Tergugat (bila ada).
15) Tanggapan bukti – bukti Tergugat dari Penggugat (bila ada).
16) Tanggapan bukti – bukti Penggugat dari Tergugat (bila ada).
17) Gambar situasi (bila ada dan dimasukkan sesuai kronologis).
18) Surat – surat lain.
2. Implementasi One Day Minutation pada Pengadilan Agama Cilacap
Berdasarkan SOP Minutasi Satu Hari Pengadilan Agama Cilacap, proses minutasi membutuhkan waktu sekitar 47 menit untuk setiap perkara, itupun dengan ketentuan berkas telah dipilah dan disusun serta BAS (berita acara sidang) telah dibuat dengan sempurna dan ditandatangani.
Melihat data Laporan Minutasi Perkara Pengadilan Agama Cilacap bulan Mei 2019 (LIPA 19) yang memuat data perkara putus pada bulan tersebut sejumlah 539 perkara dengan rincian 501 perkara gugatan dan 38 perkara permohonan, proses minutasi terbilang prima karena minutasi terselesaikan semua atau dengan kata lain tidak adanya sisa/ tunggakan minutasi pada bulan tersebut. Lebih dari itu, berdasarkan data tersebut, proses minutasi tercatat hanya membutuhkan waktu singkat yakni sekitar 1 sampai dengan 2 hari. Namun ketika ditelusuri, ternyata data laporan tersebut terintegrasi dengan SIPP yang artinya bisa saja data minutasi di SIPP (Sistem Informasi Penelusuran Perkara) belum sesuai dengan data fisik (berkas yang diminutasi).
Berdasarkan observasi penulis serta hasil wawancara dengan beberapa Panitera Pengganti, memang realita di lapangan menunjukkan bahwa terkadang ada beberapa data terkait minutasi di SIPP tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya yang artinya semisal suatu perkara di SIPP tercatat telah diminutasi tanggal 1 Mei 2019, bisa jadi berkas fisiknya diminutasi pada tanggal berikutnya yakni 2 Mei 2019. Memang tidaklah salah ketika minutasi berkas perkara lebih dari 1 hari karena dalam Buku II dan Pola Bindalmin menyebutkan minutasi berkas perkara harus selesai selambat-lambatnya 14 hari sejak putusan diucapkan, namun seharusnya pelaksanaan minutasi juga menerapkan/ merujuk pada Surat Ditjen Badilag nomor 1924.c/DJA/OT.01.3/VII/2018 perihal Peningkatan Kinerja dan Pelayanan Peradilan Agama yang menginstruksikan minutasi berkas perkara selesai pada hari yang sama dengan putusan dibacakan atau yang dikenal dengan one day minutation.
Idealnya antara das sein dan das sollen seyogyanya sesuai dan saling melengkapi, namun kenyataannya dalam menerapkan SOP tersebut tidaklah semudah membalikkan tangan karena terdapat beberapa kendala antara lain:[9]
1. Tidak sebandingnya sumber daya manusia (SDM) yang ada terutama Panitera Pengganti dengan kapasitas perkara yang terbilang terbanyak se-Jawa Tengah sehingga membuat pembuatan BAS mengalami keterlambatan yang imbasnya menjadikan keterlambatan dalam pembuatan putusan;
2. Belum adanya sarana prasarana teknologi yang mendukung pembuatan BAS (berita acara sidang) secara cepat, efektif, dan akurat.
Adanya kendala-kendala tersebut, bukannya dibiarkan saja. Akan tetapi memang sudah dimunculkan solusi oleh pimpinan dan seluruh komponen Pengadilan Agama Cilacap dengan mengeluarkan beberapa kebijakan-kebijakan antara lain:
1. Membuat SOP minutasi satu hari.
Pembuatan SOP ini diharapkan dapat memacu serta sebagai landasan aturan dalam menerapkan pelaksanaan minutasi.
2. Mengajukan usulan penambahan SDM.
Beberapa kali usulan penambahan SDM diajukan, namun yang berwenang (Mahkamah Agung) belum mengabulkannya sehingga mau tidak mau Pengadilan Agama Cilacap menambah pegawai non-PNS dan itupun masih dirasa kurang mencukupi jika dibandingkan dengan beban kerja yang ada.
3. Penggunaan Aplikasi Pendukung SIPP.
Aplikasi ini merupakan aplikasi yang digunakan untuk mendukung aplikasi SIPP agar memperlancar penerapan aplikasi SIPP sebagaimana yang tercantum dalam surat keputusan yang ditetapkan oleh Ketua Pengadilan Tinggi Agama Semarang nomor W11-A/1486/OT.01.3/VI/2017 tentang penggunaan Aplikasi Pendukung SIPP di wilayah PTA Semarang pada tanggal 15 Juni 2017. Dengan adanya aplikasi ini, proses minutasi lebih terkontrol karena aplikasi tersebut salah satu fungsinya memonitor pelaksanaan minutasi yang terdapat di SIPP. Jadi dengan mudah pimpinan atau majelis hakim mengetahui perkara putus yang belum diminutasi sehingga dapat secara langsung memberitahukan kepada yang bersangkutan agar segera meminutasi perkara tersebut.
4. Penggunaan Aplikasi Cetak BAS, Putusan, dll
Aplikasi ini merupakan aplikasi pendamping dari Aplikasi Pendukung SIPP dan sangatlah membantu mempercepat pembuatan Berita Acara Sidang (BAS), akan tetapi penggunaannya kurang maksimal. Menurut tim IT PA.Cilacap, aplikasi ini sebenarnya solusi yang efektif dalam mempercepat proses minutasi khususnya pembuatan BAS, dan hal itu dapat terwujud jika PP dan lainnya secara konsisten mau beralih secara total meninggalkan aplikasi lama (SIADPA). Selain itu perlu adanya pelatihan terkait aplikasi ini karena bisa saja user menemukan kesulitan ketika menggunakan aplikasi ini.
Dari uraian diatas, menandakan bahwa di Pengadilan Agama Cilacap sudah mengimplementasikan program one day minutation yang telah dicanangkan oleh Dirjen Badilag, meskipun pencapaiannya belum optimal sesuai dengan harapan Dirjen Badilag dan Mahkamah Agung.
D. PENUTUP
1. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan diatas, ada beberapa poin kesimpulan sebagai berikut:
a) Prosedur minutasi di Pengadilan Agama Cilacap sudah tertuang dalam SOP (standar operasional prosedur) Minutasi Satu Hari yang didalamnya menjelaskan tahapan-tahapan proses minutasi di Pengadilan Agama Cilacap.
b) Berdasarkan SOP Minutasi Satu Hari, proses minutasi membutuhkan waktu sekitar 47 menit untuk setiap perkara, itupun dengan ketentuan berkas telah dipilah dan disusun serta BAS (berita acara sidang) telah dibuat dengan sempurna dan ditandatangani.
Dengan durasi waktu minutasi tersebut, menandakan bahwa Pengadilan Agama Cilacap telah mengimplementasikan program one day minutation yang telah dicanangkan oleh Dirjen Badilag, meskipun pencapaiannya belum optimal sesuai dengan harapan Dirjen Badilag dan Mahkamah Agung.
2. SARAN
Dalam mengimplementasikan program one day minutation yang telah dicanangkan oleh Dirjen Badilag, selain penambahan SDM serta peningkatan etos kerja pegawai juga perlu adanya pemanfaatan secara maksimal terhadap teknologi yang ada di PA.Cilacap terutama Aplikasi Cetak BAS, Putusan dll, dengan mengadakan pelatihan secara matang terkait aplikasi tersebut. Selain itu tidak mustahil jika ditambah sarana teknologi pendukung yang membuat pengerjaan BAS selesai secara cepat, tepat, dan akurat seperti sistem aplikasi ATR (Audio to Text Recording) karena akar permasalahan belum selesainya minutasi adalah belum optimalnya pembuatan BAS dalam waktu satu hari karena perkara yang terbilang overload.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Manan dkk, Penerapan dan Pelaksanaan Pola Pembinaan dan Pengendalian Administrasi Kepaniteraan Pengadilan Agama dan Pengadilan Tinggi Agama, Jakarta: Ditjen Badilag MARI, Cet. III, 2007.
Mahkamah Agung RI, Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Peradilan Agama, Buku II, edisi revisi, 2013.
Sarmin Syukur, Hukum Acara Peradilan Agama di Indonesia, Surabaya: Jaudar Press, 2017.
Surat Edaran Mahkamah Agung RI Nomor 1 Tahun 1962 tentang Cara Penyelesaian Perkara.
Surat Edaran Mahkamah Agung RI Nomor 4 Tahun 1998 tentang Perubahan Surat Edaran Mahkamah Agung Nomor 5 Tahun 1994 tentang Administrasi.
Surat Ditjen Badilag Nomor 1924.c/DJA/OT.01.3/VII/2018 perihal peningkatan kinerja dan pelayanan peradilan agama.
Ditjen Badilag MARI, Program Kita ke Depan Hilangkan Manual, diakses dari https://badilag.mahkamahagung.go.id/seputar-ditjen-badilag/seputar-ditjen-badilag/program-kita-ke-depan-hilangkan-manual-28-9, pada tanggal 13 Juni 2019.
Ditjen Badilag MARI, Rapor Penanganan Perkara Berdasarkan SIPP, diakses dari https://badilag.mahkamahagung.go.id/pengumuman-elektronik/pengumuman-elektronik/rapor-kinerja-penanganan-perkara-berdasarkan-sipp-tanggal-31-mei-2019-31-5, pada tanggal 13 Juni 2019.
Pengadilan Agama Cilacap, Kata Pengantar Ketua Pengadilan pada Menu Profil SIPP, diakses dari http://pa-cilacap.go.id/profil/pengantar-ketua-pengadilan, pada tanggal 4 Desember 2018.
[1] Sarmin Syukur, Hukum Acara Peradilan Agama di Indonesia, h. 745
[2] Ditjen Badilag MARI, Penerapan dan Pelaksanaan Pola Pembinaan dan Pengendalian Administrasi Kepaniteraan Pengadilan Agama dan Pengadilan Tinggi Agama, h. 26-27
[3] Ibid. h. 27
[4] Mahkamah Agung RI, Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Peradilan Agama, edisi revisi, 2013, h. 34-39
[5] Ibid, h. 34
[6]Ditjen Badilag MARI, Program Kita ke Depan Hilangkan Manual, diakses dari https://badilag.mahkamahagung.go.id/seputar-ditjen-badilag/seputar-ditjen-badilag/program-kita-ke-depan-hilangkan-manual-28-9, pada tanggal 13 Juni 2019
[7] Ditjen Badilag MARI, Rapor Kinerja Penanganan Perkara Berdasarkan SIPP, diakses dari https://badilag.mahkamahagung.go.id/pengumuman-elektronik/pengumuman-elektronik/rapor-kinerja-penanganan-perkara-berdasarkan-sipp-tanggal-31-mei-2019-31-5, pada tanggal 13 Juni 2019.
[8] Pengadilan Agama Cilacap, Kata Pengantar Ketua Pengadilan pada Menu Profil SIPP, diakses dari http://pa-cilacap.go.id/profil/pengantar-ketua-pengadilan, pada tanggal 4 Desember 2018.
[9] Hasil wawancara penulis dengan sebagian Hakim, Panitera Pengganti dan tim IT
